Elektronisk fakturering: Mere end bare endnu et compliance-krav

Lad os være ærlige: Når virksomheder hører ord som krav, standarder og nye formater, er den første reaktion sjældent begejstring.

For mange lyder elektronisk fakturering ved første øjekast som endnu en administrativ byrde. Endnu et projekt. Endnu en ændring, der skal presses ind i økonomi- eller ERP-systemet. Selvfølgelig er det noget arbejde i at komme i gang, men det er kun den ene side af historien.

For når først elektronisk fakturering er sat rigtigt op, er det ikke bare noget, man gør for at leve op til krav. Det er også en måde at gøre sine arbejdsgange enklere, levering mere pålidelig og risikoen for svindel lavere.

Mere effektive arbejdsgange

Noget af det mest tidskrævende ved traditionelle fakturaer er, at de kommer i alle mulige formater.

Nogle er vedhæftet som PDF. Nogle ligger i en mailtekst. Nogle er sat pænt op, andre mindre pænt. Og selv når de ser ens ud for øjet, kan de være meget forskellige at arbejde med i praksis.

Med elektronisk fakturering arbejder man i stedet med et standardiseret format. Det betyder, at data kommer ind i samme struktur hver gang, uanset hvem afsenderen er.

Det gør en mærkbar forskel i hverdagen.

Pludselig handler håndteringen af indgående fakturaer ikke længere om at læse, fortolke og flytte information manuelt. Data er allerede maskinlæsbare fra starten. Der er ikke behov for OCR for at gætte sig frem til indholdet, og man kan i stedet bygge konkrete regler ind i processen.

Det kan for eksempel være krav om, at et PO-nummer skal være gyldigt, før en faktura accepteres. Eller at fakturaer automatisk sendes videre til den rette ansvarlige. Eller at de lander i én fælles indbakke, hvor de kan fordeles og mærkes korrekt, i stedet for at være afhængige af, at nogen husker at videresende en mail.

Det lyder måske som små ting. Men det er ofte netop de små manuelle trin, der koster mest tid samlet set.

Hurtigere og mere stabil levering

De fleste virksomheder kender godt den klassiske situation:

• “Vi har sendt fakturaen.”
• “Vi har ikke modtaget den.”
• “Kan I sende den igen?”
• “Selvfølgelig, til hvilken mailadresse?”

Og sådan lyder pingpong frem og tilbage i mange danske virksomheder.

Med elektronisk fakturering bliver leveringen langt mere robust. Dokumentet sendes via en standardiseret infrastruktur, og man kan dokumentere, at det er leveret til modtagerens access point.

Det giver en helt anden sikkerhed i samarbejdet mellem kunde og leverandør. Ikke bare fordi det reducerer misforståelser, men også fordi det gør det lettere at følge op på, hvor i processen noget eventuelt er gået galt.

Derudover åbner elektronisk fakturering for mere standardiseret dialog mellem parterne. Hvis samarbejdspartneren understøtter fakturasvar, kan en faktura accepteres eller afvises struktureret og digitalt, frem for at status skal afklares over mail eller telefon.

Det giver bedre overblik, hurtigere afklaring og færre unødvendige led i processen.

Et stærkere værn mod svindel

De fleste har prøvet at modtage en mail, der ved første øjekast ligner en helt legitim faktura.

Det rigtige logo. Det rigtige sprog. Måske endda et samarbejde, man kan genkende.

Men kontonummeret er ændret. Eller afsenderen er ikke den, man tror.

Den type svindel lever godt i almindelig e-mailkommunikation, fordi e-mail i bund og grund ikke er bygget til sikker dokumentudveksling.

Når dokumenter sendes gennem et netværk som Peppol, og både afsender og modtager verificeres gennem deres respektive access points, bliver det væsentligt sværere for en svindler at sende noget, der ligner en legitim faktura.

Så elektronisk fakturering handler ikke kun om effektivitet. Det handler også om tillid til, hvem dokumentet faktisk kommer fra.

Det handler i virkeligheden om mere end fakturaer

I bund og grund handler elektronisk fakturering ikke kun om dokumenter og formater.

Det handler om at skabe processer, der er lettere at arbejde med. Om at gøre levering mere pålidelig. Og om at mindske den usikkerhed, som alt for mange stadig oplever med fakturaer sendt på mail.

Så ja, det kan starte med et krav om compliance. Men det behøver ikke stoppe dér.